という具合に書くと難しそうですが、例えば、注文住宅を建てる時に工務店に、「2階建て」、「駐車スペースは2台分」、「庭が欲しい」、「洋風作りがいい」、「子供部屋も欲しい」などと要求を伝えるでしょう(実際はもっと詳細に打合せするでしょうが)。
つまり、何かものを買う時は、必ずこちらの要求を売り手に伝えると思います。そして、要求を聞いた売り手はお客様の要求を満たすものを作ります。住宅の場合は、実際に形のあるものですから、要求も言い易いですが、生産管理システムなどの情報システムは形がありません。ですから、企業がITベンダー(システムを開発する会社)に、自社の要求を伝える事が難しいのです。
そして、その企業の要求をまとめたものがRFP(システムの発注仕様書)なのです。
もし、RFPが無いと、ITベンダーのSE(システムエンジニア)に、自社の業務はこうなっていて、ここで受注が登録できて、現場への作業指示を出して・・・などと細かい話をいちいちSEに説明しないといけません。さらに複雑な業務になってくると、言い忘れや言い間違い、SEの方も聞き洩らしや聞き違いが発生します。これは、食堂で「きつねうどん」を頼んだのに、「てんぷらうどん」が出てくるようなものです。このような事にならないために、自社の要求をしっかりとまとめたドキュメント予め作っておくのです。これが、RFPを作る目的なのです。
まずは、RFPとは何を知って頂き、次からはRFPの内容や作り方、使い方などについて順次お話していきたいと思います。
IT経営コンサルタント 坂田岳史
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