マイナンバー管理システムは、自社の管理方法によって変わる!

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こんにちは、IT経営コンサルタントの坂田岳史です。

さて、11月に入り各家庭にもマイナンバー通知カードがそろそろ届いているでしょうね。私の自宅には、まだ届いていませんが、来週あたり届くかなと思っています。
このマイナンバーですが、既にご存知の通り企業でも従業員の源泉徴収票などに利用されます。ですので、企業内でのマイナンバー管理が重要になります。その場合、具体的にどのように管理すればいいのか?という声もいまだに聴きます。そこで、ここではマイナンバーの管理方法別に、どのような管理システムを作ればいいかをご紹介したいと思います。尚、上の写真は、「中小企業のIT経営マガジンCOMPASS」2015年秋号で紹介された、私の取材記事です。この取材記事にか書かれている内容に沿って、お話ししていきます。
以下の各型は、写真の記事のイラストをご覧ください。

(1)統合型
 これは、会計ソフトなどのメーカーが提供する、クラウド形式でマイナンバーを管理するシステムと同メーカーの会計ソフト等を使うケースです。例えば、OBCの勘定奉行などです(他にも、TKCやミロク情報などいくつかあります)。この場合、マイナンバーはクラウド上で保管する為、自社にマイナンバーが無い事が最大のメリットになります。また、会計ソフトなどはクラウド上のシステムと連携し、必要な時だけでマイナンバーをクラウドから取り込んで使います。ですので、クラウド上のシステムのIDやパスワードをしっかり管理すれば、この方式が最も安全で便利でしょう。

(2)連携型
 これは、先のクラウド型管理システムと会計ソフトなどが違うメーカーの場合です。例えば、会計ソフトは弥生会計を使うが、クラウド型管理システムはOBCを使うなどのケースです。マイナンバーは(1)と同じでクラウド上で保管しますが、会計ソフトなどを使う場合は、CSV連携になります(メーカーによって形式は違う)。既に使っている会計ソフトなどを変更できない場合は、このケースがいいでしょう。

(3)楽々型
 これは、上記(1)のクラウド型管理システムでマイナンバーを保管し、マイナンバーを使う業務は税理士や社労士に任すケースです。税理士や社労士には、クラウドシステムにアクセスするIDやパスワードを教える事になるので、その管理方法などを事前にしっかり確認する事が重要です。しかし、一旦マイナンバーを収集すれば、後はアウトソーシングするので企業としては負担が少なくなります。

(4)単独型
 これは、会計ソフトなどを使うが、クラウド型管理システムを使わずに、各ソフトのマスタ等にマイナンバーを登録して使うケースです。ソフトの仕様により登録方法が変わりますが、クラウドシステムなどを新規契約しなくてもいいので、追加コストをかけたくない場合はいいでしょう。尚、この場合、会計ソフトなどマイナンバーが登録されているパソコンやソフトにアクセスできる担当者を限定するなどの、対策が必要になります。

(5)手書き型
 これは、収集したマイナンバーを紙の台帳に記録し管理・利用する方法です。従業員の源泉徴収票などに手書きでマイナンバーを記入する事になります。従業員が少ない場合は、最も手軽で簡単な方法です。ただし、紙台帳を鍵付ロッカーで保管管理する、紙台帳を使う担当者を限定するなどの対策は必要になります。
 また、紙ではなくエクセルで管理する場合もこの分類になります。収集したマイナンバーをエクセル台帳に入力し、源泉徴収票などにマイナンバーを記入する時は手書きになります。この場合、エクセル台帳を保管しているパソコンのアクセス制御(利用する担当者を決めて、IDとパスワードを設定する事が要になります。

(6)委託型
 これは、収集したマイナンバーの紙台帳或いはエクセル台帳を、税理士や社労士に渡して、マイナンバーの利用を外部委託するケースです。上記(3)と同様の形態ですが、マイナンバーの台帳(紙やエクセル)の渡し方や、委託先での管理方法を監査する事が重要になります。

今回は、マイナンバーの保管管理の方法を6つ分類に分けて、お話ししました。いずれの場合も、自社の管理方法を記載した、マイナンバー管理規定を作成して、それを的確に実施する事が重要です。この時、上記のような管理方法毎に管理規定の内容が変わりますので、自社の保管管理方法に合った規定を作る事になります。
尚、私が代表をする京都ビジネスコンサルタンツでは、マイナンバーの保管管理方法にあった、管理規定の作成をご指導しています。また、ご興味があればお声かけください。

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